武汉市房改委资金管理中心关于印发《公积金个人住房贷款档案管理规定》的通知

	内容分类： 财务会计法	实 效 性：现行有效
	文    号：武资中发[2003]23号	发文机关：
	发文日期：2003-06-18	生效日期：2016-12-11

“中心”各处：
　　为了加强公积金个人住房贷款业务资料的档案管理，建立个人住房贷款业务资料管理工作制度，现印发《公积金个人住房贷款档案管理规定》，请认真遵照执行。

武汉市房改委资金管理中心
二○○三年六月十八日

　　公积金个人住房贷款档案管理规定

　　为加强武汉市房改资金管理中心（下简称“中心”）公积金个人住房贷款业务资料（下称“个贷资料”）的档案管理，规范个贷资料的归档、使用、销毁等工作，根据《中华人民共和国档案法》和《住房公积金管理条例》的规定，特制定本规定如下：

　　一、档案管理的基本原则
　　妥善保管、资料齐全、及时归档、保管安全、专人管理、便于使用。

　　二、档案室设置及管理人员配备
　　档案室是档案保管工作的重点，“中心”应设立专门的个贷资料档案室，并配置档案柜等基本设施，同时根据业务发展应不断扩充规模以满足工作需要。根据档案管理有关规定，档案室应具备充足的通风、照明、防尘、防火、防盗、防水、防霉、防蛀等必备的基本设施条件。在业务处室内配备专人负责个贷资料档案管理。

　　三、档案使用的管理
　　为加强个贷资料安全保管，防止档案在使用过程中丢失和损坏，对于档案资料的调用，应按以下规定执行：
　　1、档案借用范围及要求。
　　（1）公检法部门办案借用档案。借用人应持单位介绍信、本人工作证及案件有关情况说明，经“中心”领导批准后办理借用手续；
　　（2）追索逾期贷款提请诉讼借用档案。由“中心”工作人员凭催收通知书或起诉书办理借用手续；
　　（3）借款人本人贷款资料遗失补办手续借用档案。借用人应提供本人户口、身份证及资料补办申请书办理借用手续；
　　（4）换发《房屋产权证》和《他项权证》，由“中心”工作人员办理借用手续。
　　（5）经“中心”批准的其他工作需要借用档案的，由借用人持“中心”领导的审批单办理借用手续。
　　2、档案借用的手续。
　　（1）非“中心”工作人员外借档案，由借用人提出书面申请，贷款管理处业务经办人员对相关证件（介绍信、身份证、户口等）审核无误后，填写“借用登记单”（式样附后），并将已审核证件随“借用登记单”一并报分管档案处长批准，方可外借。
　　（2）本“中心”工作人员借用档案，应先填写“借用登记单”，由分管档案处长批准后才能调档。
　　上述借用人必须在规定时间内及时归还借用档案；逾期未归还的，档案管理人员应及时催收归档。
　　3、贷款档案资料的借用，一般应提供原件（留存复印件）。贷款管理处工作人员借用原件的，不应超出自身的工作及业务范围，特别是借用“期房证明”换发“房屋产权证”时，借用人除按规定办理借用手续外，还应负责及时催办“他项权证”的收回。
　　4、借用人员应爱护档案，避免出现丢失、破损、涂抹等现象；对发生上述现象的行为，视情节轻重予以追究。

　　四、档案的保存期限
　　个贷资料管理的保存期限，一般应以贷款期限为基准并延长3年（满3年，下同）。
　　（1）属“中心”自办贷款（2000年7月以前）已办理结清手续的个贷资料，在结清贷款时间的基础上，延续保存3年后可以销毁；贷款尚未结清的档案资料，按实际发生年限予以保存，直至贷款结清再延续保存3年后销毁。
　　（2）属委托银行办理的个贷资料，按照实际发放贷款时间的批次号归档，根据银行报送的年度贷款结清名单，对于已结清贷款的个贷资料再延续保存3年后销毁。而尚未到期的档案资料按实际发生年限予以保存，直至贷款结清再延续保存3年后销毁。

　　五、档案的销毁
　　对符合销毁条件的档案资料，由档案管理人员编制《档案销毁清册》一式两份（式样附后），经本处室分管档案处长审查，报“中心”领导批准后，方可进行销毁。档案销毁时，应在“中心”有关处室和分管档案处长的监督下进行。销毁档案实行双人监销制，保证应销毁档案全部销毁，防止档案遗失和漏销。监销人应在销毁前认真核对清点，无误后送指定地点监销，并于销毁后在《档案销毁清册》上签字，将《档案销毁清册》一份送“中心”机要室存档，另一份由档案管理人员留存。

附件：1、档案销毁清册（式样）（略）
　　　2、档案借用登记单（式样）（略）